Workflows

Ein Workflow legt einen mehrstufigen Ablauf einmal fest - Beleg auslesen, gegen Ihr Firmenwissen prüfen, Datei erzeugen, eine Person entscheiden lassen - und führt ihn danach jedes Mal gleich aus. Anders als eine Prompt-Vorlage im KI-Chat, die einen Text vorformuliert, den Sie noch selbst absenden, läuft ein Workflow die Schritte eigenständig durch, ausgelöst durch einen Zeitplan, ein Formular, eine fertige Transkription oder einen Klick statt durch Senden. Wer eine feste Reihenfolge mit mehreren Beteiligten braucht, baut hier; wer nur einen wiederkehrenden Text formulieren will, kommt mit einer Prompt-Vorlage schneller ans Ziel.

Am besten für: Rechnungen und Belege automatisch auslesen und prüfen, Kundenanfragen im Vier-Augen-Prinzip beantworten, wiederkehrende Berichte nach Zeitplan erstellen, Bewerbungen oder Lieferscheine vorsortieren, Formulare ohne Anmeldung von außen entgegennehmen.

Bevor Sie beginnen

• Der Menüpunkt Workflows erscheint nur, wenn die Funktion für Ihre Organisation freigeschaltet ist; fehlt er, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei Datenmassiv AI.
• Ansehen dürfen Sie Workflows mit der Berechtigung „Workflows ansehen" - bei Eigentümer und Administrator immer vorhanden, bei Redakteur und Benutzer schaltet sie Ihr Administrator unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen frei. Bearbeiten, Ausführen und Freigeben sind drei weitere Berechtigungen nach demselben Muster. „Workflows freigeben“ erlaubt das Teilen mit dem Team; für Entscheidungen in einem Prüfschritt brauchen Sie „Workflows ausführen“. Die vollständige Zuordnung steht in der Referenz.

Einen Workflow aus einer Vorlage starten

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Workflows und dann auf Vorlagen.
2. Die Galerie zeigt jede Vorlage mit ihrem echten Ablauf als Cover, filterbar nach Bereich und durchsuchbar über das Suchfeld.
3. Öffnen Sie eine Vorlage und lesen Sie So läuft es ab und Voraussetzung.
4. Klicken Sie Vorlage verwenden. Dafür brauchen Sie die Berechtigung „Workflows bearbeiten“.
5. Ergänzen Sie die Angaben im Einrichtungsdialog, falls einer erscheint. Je nach Vorlage brauchen Sie eine Wissensdatenbank oder eine eigene Word-Vorlage. Für jede enthaltene Prüfung wählen Sie In der App prüfen oder Freigabe-Link per E-Mail an ein Mitglied Ihrer Organisation. In der App prüfen versendet keine Prüfaufforderung; die offene Prüfung erscheint auf der Ausführen-Seite und in der Lauf-Detailansicht.
6. Klicken Sie im Einrichtungsdialog Workflow anlegen, sobald alle Pflichtangaben ergänzt sind. Ohne Einrichtungsdialog entsteht die Kopie schon mit Vorlage verwenden.

Nach dem Anlegen startet automatisch eine Vorschau mit Beispieldaten: E-Mails, Web-Aufrufe und Einträge in Wissensdatenbanken werden nur simuliert, Prüfungen und Wartezeiten übersprungen; KI-Schritte laufen mit den Beispieldaten tatsächlich. Im Ausführungsverlauf steht dieser Lauf als Vorschau mit Beispieldaten. Sie ersetzt keinen echten Lauf mit Ihren Unterlagen und keine fachliche Prüfung des Ergebnisses.

Für Angebot aus Kundenanfrage erstellen benötigen Sie eine Wissensdatenbank mit Ihrer Preisliste oder Ihrem Leistungskatalog und eine DOCX-Datei mit den passenden Angebotsplatzhaltern. Das Angebot wartet auf Freigabe und geht danach mit der DOCX-Datei an das auslösende Mitglied zur Weiterleitung; die Kundenadresse im Formular ist kein direkter Mailempfänger. Prüfen Sie insbesondere Preise, Vollständigkeit und Gültigkeit vor der Weiterleitung.

Neue Kopien aus dem Vorlagenkatalog erhalten dessen aktuellen Stand. Bereits angelegte Workflows werden durch spätere Vorlagenkorrekturen nicht automatisch geändert.

Den Workflow einer Kollegin oder eines Kollegen kopieren Sie über das Menü ⋮ auf der Workflow-Karte mit Duplizieren. Private Verknüpfungen wie Wissensdatenbanken oder Zugangsdaten reisen dabei nie automatisch mit - ein Einrichtungs-Dialog fragt nach Ihren eigenen Werten.

Einen Workflow selbst aufbauen

1. Klicken Sie Workflows in der Seitenleiste und dann Neuer Workflow.
2. Beschreiben Sie unter „Oder beschreiben Sie Ihren eigenen Prozess" Ihren Ablauf in einem Satz, damit die KI einen Entwurf auf die Leinwand setzt - oder klicken Sie Leeren Workflow erstellen und fangen selbst an.
3. Fügen Sie über die Schritt-Palette links einen Schritt hinzu; er hängt sich automatisch an den letzten an. Die Palette gliedert die Schritte in vier Gruppen: KI (u. a. Agent, Dokument lesen, Wissen), Logik & Ablauf (Bedingung mit geführtem Vergleich über einen Operator wie „ist größer als", Wiederholen, Für jedes Element) und Aktionen (E-Mail, HTTP, Vorlage, Wissen sichern) sowie Ausgabe & Prüfung (Ausgabe, Prüfung, Prüfregeln, Verzögerung).
4. Klicken Sie einen Schritt an, um sein Einstellungs-Panel rechts zu öffnen. Modell und Wissensdatenbanken wählen Sie dort aus einer Liste, über Variablen fügen Sie das Ergebnis eines vorherigen Schritts direkt an der Cursor-Position ein. Zur Auswahl stehen nur Wissensdatenbanken, die Im Chat verfügbar sind; zeigt ein Schritt eine Wissensdatenbank mit (deaktiviert), warnt auch das Speichern, bis Sie sie wieder einschalten oder austauschen. Ein Agent-Schritt ruft nur Webadressen ab, die Sie selbst eintragen oder die aus dem Auslöser (außer Transkription fertig), einer hochgeladenen Datei, einem HTTP- oder einem Wissen-Schritt stammen. Adressen aus KI-Schritten wie Agent oder Dokument lesen und aus anderen Schritten erhält er als Text, ruft sie aber nicht auf.
5. Legen Sie am ersten Schritt den Auslöser fest: Manuell, Zeitplan (höchstens einmal täglich), Formular oder Transkription fertig. Ein Formular erzeugt nach der Aktivierung einen öffentlichen Link, über den auch Personen ohne Zugang zu Datenmassiv AI den Workflow starten können, mit Feldtypen von Text bis Datei-Upload für einen Beleg oder ein Foto. Transkription fertig startet den aktiven Workflow mit Text, Zusammenfassung, Sprechern, Dauer, Besprechungsart, Teilnehmern und Tagesordnung, sobald eine Aufnahme fertig ist. Unter Welche Aufnahmen wählen Sie Team-Aufnahmen und eigene, nur Team-Aufnahmen oder nur eigene Aufnahmen; private Aufnahmen anderer Personen starten den Workflow nie. Unter Welche Besprechungsarten schränken Sie den Workflow auf Arten wie Baubesprechung oder Gemeinderat ein; ohne Auswahl startet ihn jede Art. Unter Wann starten wählen Sie Transkription fertig oder Protokoll freigegeben; ein Workflow für die Freigabe startet erst, wenn die Protokollführung freigibt, und erhält dazu die gewählten Empfänger.
6. Änderungen werden automatisch gespeichert, wenige Sekunden nach der letzten Eingabe; über das Menü ⋮ → Jetzt speichern lösen Sie das bei Bedarf von Hand aus.
7. Klicken Sie Probelauf, um den Workflow mit Ihren eigenen Eingaben zu starten, dann Aktivieren - danach heißt derselbe Knopf Ausführen. Ein Probelauf ist ein echter Lauf: E-Mails werden versendet, Prüfungen warten auf eine Entscheidung, Dateien und Einträge in Wissensdatenbanken entstehen tatsächlich, und KI-Schritte verbrauchen KI-Kontingent.

Ein Workflow bleibt Privat, bis Sie über die Schaltfläche Privat/Team oben rechts Mit Team teilen wählen. Das braucht die Berechtigung „Workflows freigeben", die anfangs nur Eigentümer und Administrator haben. Die Ausführungen eines privaten Workflows und ihre Ergebnisse, auch Dateien aus KI-Schritten, sehen nur Sie sowie Eigentümer und Administratoren; nach dem Teilen alle, die Workflows ansehen oder ausführen dürfen. Auf dem Smartphone und auf dem Tablet neben der Seitenleiste zeigt die Leiste nur die Hauptaktion (Aktivieren oder Ausführen); Mit Team teilen, Probelauf und Deaktivieren finden Sie dort im Menü ⋮.

Microsoft-Dokumente persönlich auswerten

Für diesen Ablauf brauchen Sie ein verbundenes Geschäftskonto unter Integrationen → Microsoft 365 und die Berechtigungen zum Bearbeiten und Ausführen von Workflows. Der Workflow bleibt privat und kann nur von seinem Ersteller manuell mit dessen Microsoft-Rechten gestartet werden. Diese persönliche Sichtbarkeit bleibt erhalten, auch wenn Sie den Microsoft-Schritt später entfernen. Vor dem Start und in der Ausführungsansicht erklärt Privater Microsoft-Workflow, dass Ihr verbundenes Geschäftskonto verwendet wird und nur Sie als Ersteller den Workflow, seine Dokumentauszüge und sein Ergebnis sehen. Falls beim Speichern, Aktivieren oder Starten „Microsoft-Workflows sind noch nicht freigeschaltet“ erscheint, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei Datenmassiv AI. Hat ein bestehender Workflow bereits Ausführungen, erstellen Sie auf seiner Workflow-Karte mit ⋮ → Duplizieren zuerst eine neue private Kopie und fügen den Microsoft-Schritt dort hinzu.

1. Erstellen Sie einen leeren Workflow mit Manueller Start und belassen Sie die Sichtbarkeit auf Privat.
2. Fügen Sie den Schritt Microsoft-Dokumente hinzu.
3. Tragen Sie unter Suchbegriff 1 einen Dateinamen oder ein Thema ein, zum Beispiel „Reisekostenrichtlinie“.
4. Fügen Sie einen KI-Text-Schritt hinzu und beschreiben Sie unter Anweisung die gewünschte Auswertung.
5. Prüfen Sie die Datenquellen (optional): Der Verweis auf die gelesenen Microsoft-Dokumente wird automatisch eingetragen.
6. Klicken Sie Probelauf, um den Ablauf bewusst zu starten; nach Aktivieren heißt die Aktion Ausführen.

Ein Workflow enthält höchstens einen Microsoft-Quellschritt und liest insgesamt höchstens drei passende Dokumente; bei mehreren Themen ergänzen Sie in diesem Schritt mit Suchbegriff hinzufügen bis zu drei Suchbegriffe. Jeder Suchbegriff darf nach dem Einsetzen von Variablen höchstens 120 Zeichen enthalten und nicht leer sein; erscheint ein entsprechender Hinweis, kürzen oder ergänzen Sie den Suchbegriff. Die Anweisung im KI-Text-Schritt bleibt fest formuliert; Verweise auf Dokumentinhalte gehören ausschließlich in dessen Datenquellen. Die Dokumentinhalte werden vor der Auswertung geprüft; zurückgehaltene Inhalte werden nicht an KI-Text weitergegeben und nicht als Quelle angezeigt. Die Auswertung verwendet ein von Ihrer Organisation freigegebenes Modell und das normale KI-Kontingent; für Microsoft-Dokumente brauchen Sie keinen zusätzlichen Tarif. Nach Abschluss sehen Sie den vollständigen KI-Text unter Ergebnis und die Originaldateien unter Microsoft-Quellen. Mit Ergebnis kopieren übernehmen Sie die fertige Antwort und ihre Quellen selbst in die Zwischenablage. Die Originaldateien öffnen Sie mit Ihren Microsoft-Rechten. Private Microsoft-Workflows starten keine automatische Vorschau mit Beispieldaten und lassen sich weder nach Zeitplan ausführen noch mit dem Team teilen. Für diese Abläufe stehen Microsoft-Dokumente, KI-Text und Bedingungen zur Verfügung; automatische Datei-Ausgaben, Agenten und externe Aktionen sind ausgeschlossen.

Findet der Schritt keine passenden Dokumente, präzisieren Sie die Suchbegriffe oder prüfen Sie die freigegebene Bibliothek. Bei fehlenden Rechten prüfen Sie den Zugriff auf die Originaldateien in SharePoint oder OneDrive. Ein nicht unterstütztes Dateiformat oder eine fehlende PDF-Freischaltung wird ausdrücklich benannt; die Referenz nennt die lesbaren Formate. Werden verdächtige Anweisungen zurückgehalten, prüfen Sie die Originaldokumente oder verwenden Sie eine andere Quelle. Kann der Abruf oder die Sicherheitsprüfung vorübergehend nicht abgeschlossen werden, starten Sie den Workflow später erneut.

Einen Workflow ausführen

1. Öffnen Sie den Workflow - die Seite Ausführen ist der Alltag, ganz ohne Builder.
2. Füllen Sie bei einem Formular-Auslöser die Eingabefelder aus und klicken Sie Workflow ausführen (bei einem Zeitplan-Workflow heißt derselbe Knopf Jetzt ausführen).
3. Laden Sie nach dem Lauf die gewünschte Datei unter Erzeugte Dateien mit Herunterladen herunter. Den Fortschritt sehen Sie zuvor Schritt für Schritt; Ergebnisdateien bleiben standardmäßig 90 Tage verfügbar. Die für Ihre Organisation eingestellte Frist kann abweichen; laden Sie benötigte Dateien rechtzeitig herunter. Die Referenz unterscheidet Ergebnisdateien von Formular-Uploads und Zwischendateien.

Die Lauf- und Schrittdauer umfasst auch Wartezeit auf die KI oder eine menschliche Prüfung. Ist nur die Zeit ab dem ersten aufgezeichneten Schritt belegbar, kennzeichnet ab erstem Schritt diese Spanne.

Fehlt ein fachlich benötigtes früheres Ergebnis, stoppt der Lauf vor der betroffenen Aktion; die Fehlermeldung nennt den Verweis und den Schritt. Korrigieren Sie den genannten Verweis in den Einstellungen dieses Schritts über Variablen und führen Sie den Workflow anschließend erneut aus.

Ein Workflow im Zustand Entwurf, Pausiert oder Archiviert lässt sich hier nicht starten, die Seite erklärt jeweils, warum. Läuft ein Lauf noch, brechen Sie ihn in der Lauf-Detailansicht mit Lauf stoppen ab; eine wartende Prüfung endet ohne weitere Freigabe. Bereits begonnene Aktionen können noch abschließen; abgeschlossene Aktionen werden nicht rückgängig gemacht. Einen fehlgeschlagenen Lauf setzen Sie in der Lauf-Detailansicht mit Ab Fehler fortsetzen fort. Abgeschlossene Schritte werden mit ihren Ergebnissen übernommen und nicht erneut ausgeführt; der fehlgeschlagene Schritt und alle danach laufen erneut und können wieder E-Mails versenden und KI-Kontingent verbrauchen. Kann eine frühere Freigabe nicht sicher wiederverwendet werden, etwa weil sich der geprüfte Inhalt geändert hat oder die Prüfung in einem Wiederholen- oder Für-jedes-Element-Schritt liegt, laufen diese Prüfung und alle Schritte danach ebenfalls erneut. Die Fortsetzung nutzt dieselbe Fassung und dieselben Eingaben wie der fehlgeschlagene Lauf; haben Sie den Workflow inzwischen geändert, starten Sie stattdessen einen neuen Lauf. Im Ausführungsverlauf steht sie als Fortsetzung nach Fehler, während Duplizieren einen eigenen neuen Workflow anlegt. Dafür brauchen Sie die Berechtigung „Workflows ausführen".

Fehlt beim manuellen Start verfügbares KI-Kontingent, zeigt die Anwendung einen Hinweis und legt keinen Lauf an. Unbeaufsichtigte Starts können dagegen als Pausiert - startet automatisch zurückgestellt werden. Prüfen Sie in der Lauf-Detailansicht, ob deren Eingaben noch aktuell sind, und klicken Sie Verwerfen, wenn ein Lauf nicht mehr nachgeholt werden soll. Auch dafür brauchen Sie „Workflows ausführen“. Die Referenz nennt Fristen und Grenzen des Nachholens; Ihr Administrator prüft das Kontingent unter Einstellungen → Abo & Abrechnung.

Einen angehaltenen Schritt freigeben

1. Erreicht der Lauf einen Schritt vom Typ Prüfung, wechselt er in den Status „Wartet auf Prüfung", und der Dialog Prüfung erforderlich erscheint auf der Ausführen-Seite und in der Lauf-Detailansicht.
2. Der Dialog zeigt den ausgewählten Prüfgegenstand vollständig und mit dem Namen seines Ursprungsschritts; Dateien erscheinen mit ihrem Namen. Richten Sie den Workflow ein, wählen Sie im Prüfschritt unter Prüfgegenstand ausdrücklich den gewünschten Inhalt, falls mehrere möglich sind. Ein mehrdeutiger Workflow lässt sich bis zu dieser Auswahl nicht starten. Steht genau ein Text zur Prüfung an, können Sie ihn im Reiter Bearbeiten korrigieren. Eine begonnene Korrektur übersteht das Schließen des Dialogs, gilt aber nur für genau diese Prüfung; eine neue Prüfung beginnt mit dem neuen Inhalt. Strukturierte Daten, etwa Rechnungsfelder, lassen sich hier nicht feldweise ändern; geben Sie sie frei oder mit Kommentar zur Überarbeitung zurück. Ein geänderter Text darf nicht leer sein. Lässt sich ein Inhalt nicht laden, bleibt Freigeben gesperrt.
3. Klicken Sie Freigeben oder Mit Änderung freigeben, damit der Workflow mit der vollständigen freigegebenen Fassung weiterläuft. Ein nachfolgendes Dokument übernimmt diese Fassung einschließlich Ihrer Korrektur. Zur Überarbeitung gibt den Inhalt zurück und erzeugt daraus kein freigegebenes Dokument.

Eine ältere offene Prüfung ohne eindeutig gebundene Fassung lässt sich nur zur Überarbeitung zurückgeben; starten Sie danach den korrigierten Workflow erneut. Bei Ab Fehler fortsetzen bleibt eine frühere Freigabe nur bestehen, wenn der geprüfte Inhalt unverändert übernommen wird; andernfalls prüfen Sie erneut. War der frühere Prüfschritt mehrdeutig, wählen Sie im Workflow einen eindeutigen Prüfgegenstand und starten Sie einen neuen Lauf.

Wartet ein Lauf, nennt die Ausführungsansicht, ob der Freigabe-Link per E-Mail geht, nicht zugestellt werden konnte oder in der App entschieden wird. Die Lauf-Detailansicht nennt zusätzlich ungefähr, wann der Lauf ohne Entscheidung scheitert. In der Vorschau mit Beispieldaten steht eine Prüfung als In der Vorschau übersprungen; dort hat niemand geprüft. Für eine Prüfaufforderung per E-Mail schalten Sie im Prüfschritt E-Mail-Freigabe ein und tragen Sie eine Adresse aus Ihrer Organisation unter Prüfer E-Mail ein, damit ein einmalig verwendbarer Freigabe-Link per E-Mail herausgeht. Die Seite hinter dem Link zeigt den Prüfgegenstand: einen Text vollständig, Dateien mit ihrem Namen; deren Inhalt sehen Sie in der App beim Lauf. Ist der Text zu lang für die Seite, lässt er sich dort nur ablehnen; freigeben können Sie ihn dann in der App. Freigabe-Mails zählen zum Tageslimit Ihrer Organisation für Workflow-E-Mails; ist es erreicht, geht keine Mail heraus, und Sie entscheiden in der App. Der Workflow-Ersteller erhält nach einer Freigabe durch eine andere Person eine Bestätigung; für seine eigene Entscheidung wird keine Bestätigung verschickt. Ein Freigabe-Link und ein offener Prüfdialog gelten nur für die zugehörige aktuelle Prüfung. Wird eine spätere Prüfung angezeigt, öffnen Sie diese neu; ein alter Link oder Dialog gibt sie nicht frei. Ein Freigabe-Link gilt nur, solange die Person Mitglied Ihrer Organisation ist und Workflows ausführen darf; sonst zeigt er Freigabe nicht mehr möglich. Ohne Entscheidung scheitert der Lauf, sobald das unter Timeout (Stunden) eingestellte Zeitfenster abläuft - standardmäßig nach 72 Stunden. Die einstellbare Spanne steht in der Referenz.

Zugangsdaten für einen externen Dienst hinterlegen

Ruft ein Workflow über den Schritt HTTP einen externen Dienst auf, braucht er dafür meist einen Schlüssel.

1. Öffnen Sie Zugangsdaten in der Seitenleiste, oder legen Sie direkt im Schritt HTTP über + Neue Zugangsdaten anlegen … neue an.
2. Wählen Sie die passende Art: Ein langer Schlüssel (Token), Schlüssel mit eigenem Namen (API-Key) oder Benutzername und Passwort - was zutrifft, steht in der Anleitung des jeweiligen Dienstes.
3. Geben Sie eine Bezeichnung ein, tragen Sie den Schlüssel ein und speichern Sie.

Der Schritt wählt die Zugangsdaten danach nur noch aus einer Liste aus. Datenmassiv AI speichert den Schlüssel geschützt und zeigt ihn danach niemandem mehr im Klartext an, auch Ihnen nicht. Verwenden noch Workflows die Zugangsdaten, warnt Datenmassiv AI vor dem Löschen, statt es stillschweigend zuzulassen. Leitet der Dienst auf eine andere Adresse weiter, etwa eine andere Domain oder von https auf http, sendet der Schritt dort weder Schlüssel noch andere Kopfzeilen und schickt den Inhalt einer Anfrage nicht erneut ab. Tragen Sie deshalb die Adresse ein, unter der der Dienst direkt antwortet, in der Regel die mit https.

Ein Lauf bleibt bei „Wartet auf Prüfung" hängen

Meist ist die Ursache simpel: E-Mail-Freigabe ist im Prüfschritt ausgeschaltet, also wartet der Lauf still, ohne dass jemand Bescheid bekommt. Schalten Sie sie ein und tragen Sie eine Prüfer E-Mail ein, oder geben Sie direkt in der Lauf-Detailansicht frei, ohne auf eine E-Mail zu warten. Ohne Entscheidung scheitert der Lauf automatisch, sobald die Frist abläuft.

Nächster Schritt

• Agents - die Spezialisten, die ein Agent-Schritt im Workflow ausführt.
• Wissensdatenbanken - das Firmenwissen, das Schritte wie Wissen und Wissen sichern nutzen.
• Zum Nachschlagen - Rollen, Schritt-Typen und Grenzen an einem Ort.