Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website und die Anwendung Datenmassiv AI unter datenmassiv.ai.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
DATENMASSIV GmbHZeitblomstraße 31/2
89073 Ulm
E-Mail: datenschutz@datenmassiv.com
Telefon: 0151 2066 9066
2. Datenschutzbeauftragter
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist derzeit gesetzlich nicht erforderlich. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse.
3. Welche Daten wir erheben
3.1 Kontodaten
- E-Mail-Adresse (für Anmeldung via Anmelde-Link)
- Vor- und Nachname (optional, bei Einladungen)
- Organisationszugehörigkeit
3.2 Nutzungsdaten
- Chat-Verläufe mit KI-Assistenten
- Hochgeladene Dokumente in Wissensdatenbanken
- Audio-Aufnahmen bei Transkriptionen
- Zugriffszeitpunkte und -häufigkeit
3.3 Technische Daten
- IP-Adresse (für Sicherheitsprotokollierung)
- Browser-Typ und -Version (gekürzt)
- Betriebssystem
3.4 Kontakt- und Zugangsanfragen
Wenn Sie über das Formular „Zugang anfragen" oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen Kontakt aufzunehmen:
- Name
- Geschäftliche E-Mail-Adresse
- Unternehmen / Organisation und Unternehmensgröße
- Ihre Nachricht (sofern angegeben)
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Die Benachrichtigung über das Formular wird über unseren E-Mail-Dienstleister in der EU-Region versendet; eine Speicherung in einer gesonderten Datenbank erfolgt nicht.
3.5 Abrechnungsdaten
Bei einem kostenpflichtigen Abonnement verarbeiten wir die Daten, die für Abrechnung und Rechnungsstellung erforderlich sind:
- Firmenname, Rechnungsanschrift und E-Mail-Adresse für Rechnungen
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern angegeben
- gebuchter Tarif, Anzahl der Plätze, Rechnungen und Zahlungsstatus
Zahlungsmitteldaten wie Kartennummer oder IBAN gibt der Kunde direkt beim Zahlungsdienstleister Stripe ein. Wir speichern keine Zahlungsmitteldaten; gekürzte Angaben zum hinterlegten Zahlungsmittel zeigt Stripe im Kundenportal an.
4. Cookies und Webanalyse
4.1 Notwendige Cookies
Wir verwenden technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind (z.B. Theme-Einstellungen, Sitzungsverwaltung). Diese Cookies werden ohne Einwilligung gesetzt, da sie für die Funktionalität unerlässlich sind.
4.2 Google Analytics 4
Wir nutzen Google Analytics 4 (GA4), einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. GA4 verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen.
- IP-Anonymisierung: GA4 anonymisiert IP-Adressen standardmäßig. Ihre IP-Adresse wird innerhalb der EU/EWR gekürzt, bevor sie an Google-Server übermittelt wird.
- Google Consent Mode v2: Wir setzen Google Consent Mode v2 ein. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Analyse-Daten erhoben.
- Keine Werbefunktionen: Google Signals und Werbepersonalisierung sind deaktiviert.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung via Cookie-Banner).
4.3 Cookie-Einwilligung
Beim ersten Besuch unserer Website wird Ihnen ein Cookie-Banner angezeigt. Sie können wählen zwischen:
- Alle akzeptieren — Notwendige + Analyse-Cookies
- Nur notwendige — Nur technisch erforderliche Cookies
- Einstellungen — Individuelle Auswahl nach Kategorie
Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Link "Cookie-Einstellungen" im Footer der Website widerrufen oder ändern. Die Website zeigt dann erneut den Cookie-Banner an.
4.4 Verwendete Cookies
| Cookie | Zweck | Speicherdauer | Typ |
|---|---|---|---|
| theme | Speichert die gewählte Farbgebung und den Hell-/Dunkelmodus | 1 Jahr | Notwendig |
| cookie-consent | Speichert Ihre Cookie-Einwilligung (localStorage) | Unbegrenzt | Notwendig |
| _ga, _ga_* | Google Analytics — Unterscheidung eindeutiger Nutzer | 2 Jahre | Analyse |
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
| Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Kontoverwaltung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| KI-Chat-Verarbeitung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Wissensdatenbanken | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Abrechnung und Zahlungsabwicklung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) |
| Sicherheitsprotokollierung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse) |
| Webanalyse (Google Analytics) | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung via Cookie-Banner) |
| Fehler-Monitoring (Sentry) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse) |
6. Kategorien von Empfängern
Zur Erbringung unserer Dienste setzen wir Dienstleister in folgenden Kategorien ein. Alle Auftragsverarbeiter sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden.
Cloud-Infrastruktur & Hosting
Hosting, Datenbank, Authentifizierung und Bereitstellung der Anwendung. Serverstandort: EU (Anwendung, Datenbank und Dateispeicher in Frankfurt).
KI-Sprachmodelle & Textverarbeitung
Verarbeitung von Nutzer-Eingaben durch KI-Modelle zur Textgenerierung, Analyse und Zusammenfassung. Serverstandort im Standard: ausschließlich EU. Modelle außerhalb der EU schalten wir nur auf Wunsch einer Organisation frei. Erfolgt dann eine Übermittlung in ein Drittland (insbesondere USA), stützt sie sich auf einen Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework) bzw. auf EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO.
Sprach- und Audioerkennung
Umwandlung von Audioaufnahmen in Text (Transkription). Serverstandort: EU (Frankfurt / Germany West Central).
Zahlungsabwicklung (Stripe)
Für Bezahlvorgang, Abonnementverwaltung, Rechnungen und Kundenportal setzen wir Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, ein. Stripe verarbeitet Daten teils in unserem Auftrag, teils als eigener Verantwortlicher, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung aufsichtsrechtlicher Pflichten. Übermittlungen an Stripe, Inc. in den USA und an weitere Stripe-Gesellschaften oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. auf EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Hintergrundverarbeitung
Steuerung länger laufender Vorgänge wie Agenten, Workflows und Importe. Serverstandort: EU.
Websuche
Websuche im Chat und durch KI-Agenten, je Organisation abschaltbar. Serverstandort: EU.
Code-Ausführung
Auswertung hochgeladener Dateien durch KI-Agenten in isolierten Umgebungen. Serverstandort: EU.
Import öffentlicher Webseiten und Kalenderabfrage
Abruf öffentlicher Webseiten für Wissensdatenbanken und Abfrage freier Termine eines verbundenen Kalenders, jeweils nur bei Nutzung der Funktion. Serverstandort: USA.
Webanalyse
Anonymisierte Analyse der Websitenutzung (nur mit Einwilligung). IP-Anonymisierung aktiv, Consent Mode v2, keine Werbefunktionen.
Fehler-Monitoring (Sentry)
Zur technischen Stabilität und Qualitätssicherung setzen wir Sentry (Functional Software, Inc. bzw. Sentry GmbH) ein. Sentry erfasst bei Anwendungsfehlern technische Informationen wie Fehlermeldungen, Stack Traces, Browser- und Betriebssystem-Typ sowie die aufgerufene URL. Keine IP-Adressen, keine Cookies, keine E-Mail-Adressen und keine Eingabeinhalte werden an Sentry übermittelt (sendDefaultPii: false). Sensible Header wie Authorization-Tokens werden vor dem Versand entfernt. Serverstandort: EU (Frankfurt, *.de.sentry.io). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen, fehlerfreien Dienst). Mit Sentry besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Eine vollständige Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter erhalten Sie auf Anfrage unter der oben genannten Kontaktadresse.
7. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
| Datenart | Speicherdauer |
|---|---|
| Kontodaten | Bis zur Löschung des Kontos durch den Nutzer |
| Rechnungen und Buchungsbelege | Acht Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres |
| Kontakt- und Zugangsanfragen | Bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage; darüber hinaus nur, soweit für eine Geschäftsanbahnung erforderlich, anschließend Löschung |
| Chat-Verläufe | Für die Dauer der Nutzung, höchstens bis zum Ablauf der von der Organisation eingestellten Aufbewahrungsfrist; Löschung auf Anfrage oder bei Kontolöschung |
| Wissensdatenbank-Dokumente | Bis zur Löschung durch den Benutzer |
| Audio-Aufnahmen | Standardmäßig 30 Tage; beim Löschen einer Transkription wird auch die zugehörige Audioaufnahme gelöscht. |
| Sicherheitsprotokolle | Für die Dauer des berechtigten Interesses an der Missbrauchserkennung |
8. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) — Welche Daten wir über Sie speichern
- Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
- Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) — Recht auf Vergessenwerden
- Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — Einschränkung der Verarbeitung
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Export Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) — Widerspruch gegen Verarbeitung
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 DSGVO) — Jederzeit möglich
Sie können Ihr Konto und Ihre Daten jederzeit selbstständig in den Kontoeinstellungen löschen oder exportieren. Alternativ kontaktieren Sie uns unter: datenschutz@datenmassiv.com
9. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
10. Hinweise zur KI-Verarbeitung
Wichtiger Hinweis
Bei der Nutzung der KI-Funktionen werden Ihre Eingaben an externe KI-Dienste übermittelt. Diese Verarbeitung ist für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich. Im Standard laufen die KI-Modelle ausschließlich in EU-Regionen. In den Protokollen und im Speicher der KI-Agenten werden gängige Muster sensibler Daten wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBANs automatisch unkenntlich gemacht.
Empfehlung: Geben Sie keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten (Gesundheitsdaten, Finanzdaten, etc.) in den Chat ein.
11. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten gemäß Art. 32 DSGVO, darunter:
- Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS)
- Zugriffskontrolle auf Organisationsebene (Row Level Security)
- Automatisches Unkenntlichmachen gängiger sensibler Muster in Agenten-Protokollen
- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.
Stand: 20. Oktober 2026