Unter Einstellungen legen Sie fest, wie Ihre Organisation mit KI arbeitet: welche Modelle freigegeben sind, wie sich die Agents verhalten, welche Vorlagen dem ganzen Team zur Verfügung stehen und wie lange Daten aufbewahrt werden. Sie erreichen den Bereich über die Seitenleiste unter Einstellungen.
Am besten für: Modelle für das Team freigeben, Agents an Ihre Arbeitsweise anpassen, wiederkehrende Prompts für alle bereitstellen, die Aufbewahrungsfrist und den AVV festlegen.
Bevor Sie beginnen
- Allgemeine Organisationseinstellungen bleiben Eigentümern und Administratoren vorbehalten. Den Firmenkontext können alle Mitglieder lesen; zum Ändern brauchen Sie die Berechtigung Firmenkontext bearbeiten.
- Ausnahme: Vorlagen können Sie zusätzlich für Redakteure oder Benutzer freischalten, über die Berechtigung „Vorlagen verwalten" unter Team → Rollen & Berechtigungen; siehe Team verwalten.
- Die Aufbewahrungsfrist ändern und den AVV annehmen bleiben selbst für Administratoren gesperrt - nur der Eigentümer darf diese beiden Aktionen tatsächlich ausführen, auch wenn ein Administrator die Seite sehen kann.
Den Firmenkontext ansehen und ändern
- Öffnen Sie Firmenkontext in der Seitenleiste.
- Lesen Sie unter Firmenkontext die aktuell hinterlegte Beschreibung Ihrer Organisation.
- Wenn Sie bearbeiten dürfen, tragen Sie im Feld Beschreibung Branche, Leistungen, Zielgruppe und bevorzugten Tonfall ein.
- Klicken Sie im selben Abschnitt auf Speichern.
Die Beschreibung darf höchstens 5.000 Zeichen lang sein. Über Mit KI ausfüllen beziehungsweise Geführt neu erstellen erhalten Sie einen bearbeitbaren Entwurf; gespeichert wird er erst mit Übernehmen. Die Plattform legt für diese Ausfüllhilfe ein eigenes Modell fest; Ihre Chatmodellauswahl ändert es nicht. Wenn die KI keinen Vorschlag erstellen kann, können Sie den einfachen Entwurf selbst bearbeiten. Bei einer vorübergehenden Begrenzung nennt der Dialog eine Wartezeit; Sie können den Entwurf weiterhin manuell bearbeiten und übernehmen. Die Grenzen der KI-Ausfüllhilfe gelten gemeinsam für alle Mitglieder Ihrer Organisation. Zum Entfernen leeren Sie Beschreibung und speichern erneut.
Der Firmenkontext hilft bei passenden internen Chats, Agentenaufträgen und KI-Textschritten in Workflows, zum Beispiel bei der Zielgruppe, Wortwahl oder Absenderangaben. Konkrete Aufträge und Quellen bleiben maßgeblich; bei einem Dokumentvergleich werden Profilangaben von Dokumentbelegen unterschieden. Chatbots verwenden eigene Anweisungen und freigegebene Wissensquellen und erhalten diesen internen Firmenkontext nicht.
Änderungen gelten für neue Antworten aller Mitglieder. Für neu gestartete Agentenaufträge bleibt der zu Beginn gelesene Profilstand erhalten; vorhandene Gesprächsinhalte und Dateien werden nicht geändert oder durch Leeren entfernt. Ausführliche Richtlinien und Nachweise hinterlegen Sie in einer Wissensdatenbank.
Eigentümer und Administratoren erreichen über Einstellungen → Allgemein zusätzlich den Organisationsnamen und den Abschnitt Dokumenten-KI mit Vision-Modell (OCR) und Strukturierungs-Modell, sofern passende Modelle verfügbar sind.
Modelle für das Team freigeben
- Öffnen Sie Einstellungen → KI-Modelle.
- Oben zeigen Badges den Rahmen Ihrer Organisation: die Pool-Stufe (Standard oder Premium), die enthaltenen Kategorien und ob nur Nur EU-Provider oder zusätzlich Global (inkl. Nicht-EU) Modelle zur Wahl stehen. Beides setzt ausschließlich der Plattform-Administrator, hier sehen Sie es nur.
- Darunter listet Chat-Modelle die für Ihre Organisation freigeschalteten Chat-Modelle zur Übersicht.
- Unter Feature-Modelle legen Sie fest, welches Chat-Modell eine einzelne Funktion verwendet: Klicken Sie in der Zeile der Funktion auf die Modellauswahl - ohne eigene Auswahl zeigt sie Standard verwenden, sonst den Namen des aktiven Modells - und wählen Sie ein Modell aus der Liste.
Die Modelle, mit denen Wissensdatenbanken durchsucht werden, setzt die Plattform als Plattform-Standard. Sie erscheinen deshalb weder in der Liste noch in der Modellauswahl.
Die dort angezeigte Verbrauchsstufe gilt für Automatisierungen Ihrer Organisation im laufenden Kontingentzeitraum. Dasselbe Modell kann deshalb hier eine andere Stufe als im Chat haben; ohne geltende Verbrauchsregel wird keine Stufe angezeigt.
Ohne eigene Auswahl gilt der globale Standard des Features. Über die Schaltfläche Auf globalen Standard zurücksetzen neben einer eigenen Auswahl entfernen Sie die Überschreibung wieder.
Agents anpassen
- Öffnen Sie Einstellungen → Agents.
- Wählen Sie in der Karte des betreffenden Agenten unter Modell ein anderes Modell, oder lassen Sie Standard verwenden stehen.
- Verschieben Sie den Regler bei Kreativität (Temperature) zwischen 0 und 2.
- Schalten Sie Speicher ein oder aus - aktiviert lässt er den Agenten aus vorherigen Aufgaben lernen.
- Wählen Sie bei Schutz-Regeln zwischen Hinweisen (Auffälligkeiten werden markiert, das Ergebnis kommt trotzdem) und Blockieren (die Ausführung stoppt).
- Klicken Sie Speichern.
Verfügbar sind die sechs fachlichen Agenten Ihres Teams; die internen Plattform-Rollen, die Anfragen weiterleiten und mehrere Agenten koordinieren, bleiben auf dem Plattform-Standard und sind hier nicht überschreibbar. Über Zurück zum Standard neben einer angepassten Karte entfernen Sie Ihre Überschreibung wieder.
Die KI-Nutzung Ihres Teams einsehen
Unter Einstellungen → KI-Nutzung sehen Eigentümer und Administratoren den Verbrauch nach Modell und Funktion, filterbar nach Zeitraum - nur für diese Rollen, weil die Auswertung Werte je Mitarbeiter zeigt. Das monatliche KI-Kontingent Ihrer Organisation richtet sich nach Ihrem Tarif und wächst mit jedem Teammitglied außer Betrachtern; eine eigene Einstellungsseite dafür gibt es nicht.
Ist das Kontingent für den Monat verbraucht, pausieren die KI-Funktionen, bis es sich am Monatsersten erneuert. Im KI-Chat, bei den Agenten und bei einem von Hand gestarteten Ablauf erscheint statt eines Ergebnisses ein Hinweis mit Ihren Möglichkeiten; neue Transkriptionen werden abgewiesen. Geplante Abläufe und Formular-Abläufe gehen nicht verloren: sie pausieren und starten von selbst, sobald wieder Kontingent da ist. Ihre Eigentümer und Administratoren sehen den Stand jederzeit unter Einstellungen → Abo & Abrechnung, werden ab 80 % gewarnt und können dort ein Zusatzpaket buchen.
Vorlagen für das ganze Team bereitstellen
- Öffnen Sie Einstellungen → Vorlagen.
- Klicken Sie Neue Vorlage; zum Einsortieren legen Sie vorher mit Neuer Ordner einen Ordner an.
- Wählen Sie unter Art Textvorlage oder Geführtes Gespräch und geben Sie einen Name ein.
- Schreiben Sie den Text der Vorlage. Mit Feld einfügen legen Sie Felder an, die der Chat vor dem Einsetzen abfragt;
{{text}}übernimmt, was gerade im Eingabefeld steht. - Klicken Sie Vorlage anlegen.
Diese Vorlagen sehen alle Mitglieder im KI-Chat unter Von Ihrem Team. Eigene Vorlagen legt jede Person im KI-Chat an und kann sie dort selbst mit dem Team teilen.
Die Aufbewahrungsfrist festlegen
- Öffnen Sie Einstellungen → Auftragsverarbeitung (AVV).
- Wählen Sie unter Daten automatisch löschen nach eine Frist: 7 Tage, 1 Monat, 3 Monate, 12 Monate oder Unbegrenzt.
- Klicken Sie Speichern.
Voreingestellt sind zwölf Monate. Die Frist betrifft ausschließlich Chat-Verläufe und Agent-Aufträge (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, Speicherbegrenzung); Transkriptionen und Workflow-Daten haben eigene Fristen, alle weiteren Aufbewahrungsfristen finden Sie unter Zum Nachschlagen.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag annehmen
Auf derselben Seite lesen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO; AVV als PDF lädt ihn vorab herunter.
- Tragen Sie Organisation, Anschrift, Ihr Name, Ihre Funktion, Ansprechpartner Datenschutz und E-Mail für Datenschutzfragen ein.
- Bestätigen Sie die Checkbox, dass Sie Ihre Organisation vertreten dürfen und den Vertrag in ihrem Namen annehmen.
- Klicken Sie AVV annehmen.
Danach steht unter Vertragskopien die Vertragskopie (PDF) bereit, und Sie sowie die Datenschutz-E-Mail erhalten sie per E-Mail.
Ihr Datenschutzbeauftragter kann die aktuelle Fassung vorab ohne Konto unter datenmassiv.ai/legal/avv lesen.
Die Organisationsdaten exportieren
Eigentümer und Administratoren können die fachlichen Daten der gesamten Organisation herunterladen. Der Export ist unabhängig davon verfügbar, ob der AVV bereits akzeptiert wurde.
- Öffnen Sie Einstellungen → Auftragsverarbeitung (AVV).
- Gehen Sie zum Abschnitt Organisationsdaten exportieren.
- Klicken Sie Export herunterladen.
Die JSON-Datei enthält Mitglieder, Chat-Verläufe, Agent-Aufträge, Transkriptionen, Wissensdatenbanken, Dokument-Chats, Vorlagen, Chatbots, Workflows sowie Metadaten zu Dateien und erzeugten Ergebnissen.
Hochgeladene Originaldateien und andere Binärdateien sind nicht in die JSON-Datei eingebettet.
Bei sehr großen Beständen nennt _meta.truncated, welche Datenbereiche die Exportgrenze erreicht haben.
Die Organisation löschen lassen
Die Organisationslöschung ist derzeit kein Self-Service in der Kundenoberfläche. Wenden Sie sich als Eigentümer an info@datenmassiv.com, wenn die gesamte Organisation gelöscht werden soll.
Laden Sie vorher den Organisations-Export herunter, falls Sie Daten behalten müssen. Die Löschung ist unwiderruflich und entfernt die Organisationsinhalte, Dateien und Mitgliedschaften für alle Mitglieder. Die persönlichen Login-Konten der Mitglieder werden nicht gelöscht; sie können weiterhin zu anderen Organisationen gehören. Die Löschung eines persönlichen Kontos ist davon getrennt und unter Konto & Datenschutz beschrieben.
Nächster Schritt
- Team verwalten - Rollen zuweisen und die Berechtigung „Vorlagen verwalten" für Redakteure freischalten.
- Konto & Datenschutz - persönliche Daten exportieren oder das eigene Konto löschen.
- KI-Chat - wie Modelle, Wissensdatenbank-Zugriff und Vorlagen im Alltag wirken.
- Zum Nachschlagen - alle Rollen, Fristen und Grenzen an einem Ort.