Transkription

Die Transkription macht aus einer Aufnahme einen durchsuchbaren Text - mit automatischer Sprechererkennung, einer KI-Zusammenfassung und wählbaren Dokumentvorlagen. Sie können das Ergebnis direkt im Browser korrigieren, mit Ihrem Team teilen oder automatisch an einen Workflow übergeben. Anders als eine private Aufnahme-App bleibt die Verarbeitung an Ihre Rollen und Rechte gebunden, und eine KI-erstellte Zusammenfassung ist immer als solche gekennzeichnet.

Am besten für: Besprechungsprotokolle, Kundengespräche im Handwerk, Beratungs- und Mandantengespräche, Gemeinderats- und Ausschusssitzungen, Interviews.

Bevor Sie beginnen

• Transkription muss für Ihre Organisation freigeschaltet sein. Das erledigt Datenmassiv AI, nicht Ihr eigener Administrator; fehlt der Menüpunkt, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei Datenmassiv AI.
• Vor Ihrer ersten Transkription bestätigen Sie einmalig, dass alle Gesprächsteilnehmer der Aufzeichnung zugestimmt haben (§ 201 StGB, bei Mitarbeitenden ggf. § 87 BetrVG); das gilt für hochgeladene Dateien wie für eigene Aufnahmen, und die Bestätigung erscheint im Aktivitätsprotokoll Ihrer Organisation.
• Mit Hinweis für Teilnehmer kopieren erhalten Sie einen kurzen Text, den Sie vor dem Gespräch vorlesen oder versenden.

Eine Aufnahme erstellen

Eine Aufnahme entsteht aus einer vorhandenen Datei oder direkt über Ihr Mikrofon - alle Wege laufen über denselben Dialog.

1. Öffnen Sie Transkription in der Seitenleiste und klicken Sie Neue Aufnahme.
2. Wählen Sie unter Art der Besprechung, wofür die Aufnahme ist, etwa Sitzungsprotokoll, Kundentermin, Baubesprechung, Gemeinderat oder Mitarbeitergespräch; ohne Wahl gilt Allgemeine Besprechung. Über Teilnehmer und Tagesordnung hinzufügen tragen Sie bei Bedarf Namen und Tagesordnungspunkte ein, je Zeile einen.
3. Bleiben Sie im Reiter Datei und ziehen Sie eine Aufnahme in das Feld, oder klicken Sie Datei auswählen. Für eine eigene Aufnahme wechseln Sie stattdessen zu Aufnahme und starten mit dem runden Mikrofon-Symbol.
4. Öffnen Sie bei Bedarf die Einstellungen darunter (z. B. „Deutsch · 1–10 Sprecher") und wählen Sie die Gesprächssprache, oder lassen Sie Automatisch erkennen stehen, wenn Sie unsicher sind oder im Gespräch gewechselt wird.
5. Beenden Sie eine laufende Mikrofon-Aufnahme über das quadratische Symbol (Aufnahme beenden).
6. Klicken Sie Transkribieren.

Die Zusammenfassung entsteht gleich in der gewählten Art: ein Gemeinderat erhält eine Niederschrift mit Beschlüssen und Abstimmungsergebnis, eine Baubesprechung Baufortschritt, Mängel und Aufgaben je Gewerk. Eine Tagesordnung gliedert das Protokoll in genau diese Punkte; nicht besprochene Punkte sind als „Nicht behandelt“ markiert. Genannte Teilnehmer helfen, Sprecher zuzuordnen; die KI setzt einen Namen nur, wo das Gespräch ihn erkennen lässt, etwa bei einer Anrede.

Eine Datei oder Mikrofon-Aufnahme darf höchstens so lang sein, wie es Ihre Organisation eingestellt hat, technisch aber nie länger als vier Stunden; die Datei darf 500 MB nicht überschreiten. Längere Aufnahmen laufen automatisch über einen eigenen Verarbeitungsweg und dauern etwas länger als kurze. Unterstützte Formate stehen unter Zum Nachschlagen.

Live mitschreiben lassen

Mit Live sehen Sie den Text schon während des Gesprächs, mit Sprechererkennung - etwa für eine Besprechung am Tisch, bei der ein Laptop oder Handy in der Mitte liegt.

1. Klicken Sie Neue Aufnahme, wählen Sie die Art der Besprechung und bei Bedarf Teilnehmer und Tagesordnung, und wechseln Sie zum Reiter Live.
2. Wählen Sie Sprache und Maximale Sprecher und klicken Sie Aufnahme starten.
3. Beenden Sie die Sitzung mit Beenden & Speichern; danach öffnet sich das fertige Transkript mit Zusammenfassung.

Eine Live-Sitzung dauert höchstens zwei Stunden; fünf Minuten vorher erscheint ein Hinweis, danach wird sie automatisch gespeichert. Abgerechnet wird die Zeit vom Start bis zum Beenden, Pausen eingeschlossen. Bricht die Internetverbindung kurz ab, verbindet sich die Sitzung bis zu einer Minute lang von selbst neu. Wird das Mikrofon unterbrochen, etwa durch einen Anruf auf dem Handy, wird die Sitzung mit dem bis dahin Gesagten gespeichert. Schließen Sie das Fenster versehentlich, bleibt das bis dahin Gesagte erhalten und wird spätestens nach etwa einer Stunde automatisch als Transkript abgeschlossen.

Eine Online-Besprechung mitschneiden

Bei Teams, Zoom oder Meet nehmen Sie den Ton der Besprechung ohne zusätzlichen Teilnehmer auf: Setzen Sie vor dem Start in Aufnahme oder Live den Haken bei Ton einer Online-Besprechung mitnehmen. Nach dem Start wählt der Browser, was geteilt wird: Wählen Sie den Tab mit der Besprechung und setzen Sie dort den Haken bei „Tab-Audio teilen“; läuft die Besprechung in der Desktop-App, teilen Sie den Bildschirm mit Systemaudio. Ihr Mikrofon und der Ton der Besprechung landen gemeinsam in einer Aufnahme. Das geht in Chrome oder Edge am Computer; auch die zugeschalteten Teilnehmer müssen der Aufnahme zustimmen.

Mit mehreren Mikrofonen

Spricht jede Person in ihr eigenes Gerät, steht jede Aussage gleich beim richtigen Namen, ohne Sprechererkennung. Klicken Sie während einer laufenden Live-Sitzung unten auf das Symbol Weitere Mikrofone verbinden und dann Mit Team teilen und Mikrofone zulassen; die Aufnahme wird dabei mit Ihrem Team geteilt. Senden Sie den angezeigten Link an die Teilnehmenden; bis zu vier weitere Mitglieder Ihrer Organisation öffnen ihn angemeldet auf ihrem Gerät. Dort sehen sie vor dem Einschalten Zweck, Verantwortliche, Empfänger, Speicherdauer und ihre Rechte; erst mit Zustimmen und Mikrofon einschalten geht ihr Mikrofon an, ohne Zustimmung lesen sie nur mit. Alle sehen das gemeinsame Live-Transkript; hört ein Mikrofon einen Satz mit, den ein anderes schon trägt, ist er grau markiert und fällt beim Speichern weg. Mit Mikrofon trennen verlässt eine Person die Sitzung; beenden Sie die Sitzung, enden alle Mikrofone mit ihr. Jedes weitere Gerät zählt mit seiner Sprechzeit wie eine eigene Live-Aufnahme auf das KI-Kontingent.

Meine Audiodatei wird nicht angenommen

Häufigste Ursache ist ein nicht unterstütztes Format - vor allem Video-Exporte aus Teams oder Zoom (MP4), die Datenmassiv AI nicht direkt annimmt; einfacher ist es, die Besprechung gleich mitzuschneiden (siehe oben). Exportieren Sie aus der Aufzeichnung nur die Tonspur, etwa als MP3 oder M4A, und laden Sie diese Datei hoch.

Sprecher zuordnen und Text korrigieren

Der Entwurf entsteht automatisch, die Feinarbeit übernehmen Sie.

1. Klicken Sie oben im Transkript auf den Namen eines Sprechers, um ihn umzubenennen.
2. Klicken Sie auf das Sprecher-Symbol neben einem einzelnen Abschnitt, um genau diesen Abschnitt einem anderen Sprecher zuzuweisen oder mit Neuer Sprecher… einen neuen anzulegen.
3. Über das ⋮-Menü neben einem Sprecher führen Sie ihn mit Zusammenführen mit… in einen anderen zusammen, oder entfernen ihn mit Löschen….
4. Zum Korrigieren des Textes klicken Sie einen Abschnitt an, bearbeiten ihn und speichern mit Speichern (oder Strg+Enter).
5. Für einen wiederkehrenden Fehler - etwa einen falsch erkannten Namen - öffnen Sie Suchen & Ersetzen oberhalb des Transkripts und ersetzen alle Treffer auf einmal.

Gestrichelt unterstrichene Stellen zeigen, wo die Erkennung unsicher war - dort lohnt sich das Gegenlesen am meisten.

Wird ein Name in jeder Aufnahme falsch erkannt, bitten Sie Ihren Administrator, ihn unter Einstellungen → Fachvokabular einzutragen; künftige Aufnahmen der ganzen Organisation bis 30 Minuten und alle Live-Transkriptionen erkennen ihn dann besser (siehe Fachvokabular).

Das Ergebnis weiterverwenden

Direkt nach der Verarbeitung steht oben eine automatische Zusammenfassung, sichtbar mit KI-erstellt gekennzeichnet. Prüfen Sie KI-erstellte Inhalte vor der Verwendung.

1. Über Export kopieren Sie Transkript oder Zusammenfassung in die Zwischenablage, oder laden das Ergebnis als Word, PDF oder in einem von vier weiteren Formaten herunter - unabhängig davon, ob Sie die Aufnahme selbst erstellt haben. Die vollständige Liste steht unter Zum Nachschlagen.
2. Über dem Protokoll stehen die Vorlagen nebeneinander, die aktuelle ist hervorgehoben; als Eigentümer erstellen Sie das Protokoll mit einem Klick neu, in derselben oder einer anderen Dokumentart - etwa Sitzungsprotokoll, Aktennotiz, Beratungsnotiz oder Auftrag / Angebot; Teilnehmer und Tagesordnung bleiben dabei erhalten.
3. Mit Mit KI fragen stellen Sie Fragen zur Aufnahme: Hier fragen antwortet in der Seitenleiste mit Sprung zur Stelle, Im KI-Chat weiterarbeiten öffnet den KI-Chat mit dieser Aufnahme als Verweis, und Sie können weitere Unterlagen dazunehmen. Als Eigentümer klicken Sie Weiterverarbeiten, um unter In Wissensdatenbank ablegen das Transkript in eine Wissensdatenbank zu legen oder unter Aufgabe automatisch erledigen einen gespeicherten Workflow mit dem Transkript zu starten. Zum Ablegen stehen alle aktiven Wissensdatenbanken zur Wahl, in die Sie Dokumente hochladen dürfen; das Dokument trägt Zusammenfassung, Sprecher, Zeitmarken und einen Link zurück zur Aufnahme. Legen Sie dieselbe Aufnahme erneut ab, wird das vorhandene Dokument aktualisiert statt verdoppelt; löschen Sie die Aufnahme, verschwindet auch das abgelegte Dokument.
4. Damit künftig ganz ohne Klick nach einer Aufnahme ein Workflow startet, wählen Sie im Workflow den Auslöser Transkription fertig; dort legen Sie fest, welche Aufnahmen und welche Besprechungsarten ihn starten (siehe Workflows).

Aufgaben aus dem Protokoll

Unter der Zusammenfassung stehen die im Gespräch vereinbarten Aufgaben als eigene Liste, sichtbar mit KI-erstellt gekennzeichnet. Jede Aufgabe trägt, soweit im Gespräch genannt, eine zuständige Person und eine Frist; „bis Freitag“ wird zum Datum des nächsten Freitags nach der Besprechung. Ein Name wird automatisch mit einem Mitglied Ihrer Organisation verknüpft, wenn genau eines so heißt.

1. Haken Sie eine erledigte Aufgabe ab.
2. Wählen Sie unter der Aufgabe eine andere zuständige Person aus Ihrer Organisation oder Niemand zuständig.
3. Ändern oder löschen Sie die Frist im Datumsfeld; eine verstrichene Frist ist als überfällig markiert.
4. Klicken Sie die Zeitmarke, um die Stelle im Gespräch abzuspielen, solange die Aufnahme noch gespeichert ist.

Ändern darf die Aufgaben nur, wem die Aufnahme gehört; wer sie sehen darf, sieht auch ihre Aufgaben. Löschen Sie die Aufnahme, verschwinden ihre Aufgaben mit.

Protokoll freigeben und versenden

Ein neues Protokoll ist ein Entwurf; in der Liste und auf der Seite der Aufnahme steht der Stand. Haben Sie es geprüft, geben Sie es als Eigentümer frei.

1. Klicken Sie auf der Seite der Aufnahme Freigeben.
2. Wählen Sie die Empfänger aus den Mitgliedern Ihrer Organisation und bestätigen Sie mit Freigeben.

Danach steht Protokoll freigegeben an der Aufnahme, mit Zeitpunkt und Empfängern. Haben Sie eine eigene Kopie der Vorlage Protokoll an Teilnehmer senden aktiviert, erhält jede gewählte Person die freigegebene Zusammenfassung als Word-Datei per E-Mail; ohne Freigabe geht nichts hinaus. Die Vorlage gilt zunächst nur für Aufnahmen der Person, die den Workflow angelegt hat. Für mit dem Team geteilte Aufnahmen kann ein eingerichteter Workflow stattdessen Nur Team-Aufnahmen verwenden; private Aufnahmen anderer Personen starten ihn nie. Die Einrichtung samt benötigtem Recht Workflows bearbeiten ist im Workflow-Handbuch beschrieben. Empfangen können nur Mitglieder Ihrer Organisation; Externen schicken Sie das Protokoll über Export selbst. Erstellen Sie die Zusammenfassung mit einer anderen Vorlage neu, ist das Protokoll wieder ein Entwurf.

Alle Aufgaben im Blick

Unter Transkription → Aufgaben stehen die offenen Aufgaben aus allen Aufnahmen, die Sie sehen dürfen: Ihre eigenen und die mit dem Team geteilten.

1. Wählen Sie Mir zugewiesen, um nur Aufgaben zu sehen, die mit Ihrem Konto verknüpft sind, oder Überfällig für verstrichene Fristen.
2. Grenzen Sie über Alle Zuständigen auf eine Person ein, auch auf Teilnehmer ohne Konto.
3. Klicken Sie den Titel der Aufnahme unter einer Aufgabe, um an die Stelle im Gespräch zu springen.

Abhaken können Sie hier wie auf der Seite der Aufnahme nur Aufgaben aus Ihren eigenen Aufnahmen.

Alle Aufnahmen fragen

Mit Alle Aufnahmen fragen oben auf der Seite Transkription stellen Sie eine Frage an alle Aufnahmen, die Sie sehen dürfen: Ihre eigenen und die mit dem Team geteilten, nie die privaten Aufnahmen anderer. Die Antwort belegt jede Aussage mit einer Nummer; ein Klick auf die Nummer oder auf den Beleg darunter öffnet die Aufnahme an genau dieser Stelle. Findet sich keine passende Aufnahme, sagt der Dialog das, statt zu raten; versuchen Sie dann andere Stichworte, etwa einen Namen, Ort oder ein Thema. Gesucht wird nach Wörtern in den Transkripten; eine Frage mit den Begriffen, die im Gespräch gefallen sind, findet am meisten. Auch die Agents durchsuchen Ihre Aufnahmen, wenn ein Auftrag danach fragt (siehe Agents).

Mit dem Team teilen

1. Klicken Sie in der Detailansicht auf Teilen.
2. Wählen Sie Mein Team statt Privat (nur Sie) und bestätigen Sie mit Speichern.
3. Ihr Team kann die Aufnahme danach im KI-Chat über die Wissensdatenbank „Team-Aufnahmen" durchsuchen und Fragen dazu stellen; ein Treffer verlinkt direkt an die zitierte Stelle im Gespräch.

Setzen Sie die Sichtbarkeit zurück auf Privat (nur Sie) oder löschen Sie die Aufnahme, verschwindet sie automatisch wieder aus der Team-Suche. Wem eine Aufnahme gehört, darf sie immer bearbeiten, freigeben und löschen - unabhängig von der Rolle. Die Berechtigung „Aufnahmen anderer löschen" wird erst für fremde Aufnahmen gebraucht; Ihr Administrator vergibt sie unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen. Alle Rollen im Überblick: Zum Nachschlagen.

Wie lange Aufnahmen bleiben

Die Audiodatei wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht; das Transkript bleibt erhalten. Hat Ihre Organisation eine Löschfrist für Transkripte festgelegt, steht oben auf dem Transkript, an welchem Tag es gelöscht wird, samt seinen Kopien in Wissensdatenbanken. Die Frist legt Ihr Administrator fest (siehe Datenschutz).

Nächster Schritt

• Workflows - ein Transkript automatisch in ein fertiges Dokument verwandeln, mit einem Freigabe-Schritt für Sie.
• KI-Chat - Ihre freigegebenen Aufnahmen durchsuchen und Fragen dazu stellen.
• Wissensdatenbanken - Ihre Wissensdatenbank „Meine Aufnahmen“ und die geteilten „Team-Aufnahmen“ im Überblick.
• Zum Nachschlagen - Sprachen, Formate, Grenzen und Fristen an einem Ort.