Papierkram, der sich selbst sortiert

Vom Fragen zum Ablaufen

Bis hierher haben Sie die KI gefragt und eine Antwort bekommen. Ein Workflow dreht das um: Sie beschreiben den Vorgang einmal, danach arbeitet ihn die Plattform jedes Mal gleich ab - Rechnung auslesen, gegen Ihr Firmenwissen prüfen, Datei erzeugen, die zuständige Person informieren. Der Unterschied zu einer Automatisierung, die einfach durchläuft, ist der Prüfschritt: eine Stelle, an der ein Mensch das Ergebnis sieht und freigibt. Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet.

Workflows und Agents sind nicht ab Werk aktiv. Freigeschaltet werden beide von Datenmassiv AI, nicht in Ihrem Haus - eine kurze Absprache, kein Antrag. Danach muss Ihr eigener Administrator Ihrer Rolle noch das Recht Workflows ansehen geben, sonst bleibt der Menüpunkt aus. Die Standardrolle „Benutzer" hat es nicht.

Was einen Workflow startet

Es gibt vier Auslöser, und die Wahl bestimmt den ganzen Rest:

• Manuell - jemand startet den Workflow per Klick und füllt vorher die nötigen Felder aus.
• Zeitplan - der Workflow startet von selbst, höchstens einmal pro Tag. Zur Wahl stehen Täglich, Werktags (Mo-Fr), Wöchentlich, Monatlich und Benutzerdefiniert für einen freien Zeitausdruck.
• Formular - der Workflow startet, wenn jemand ein Formular absendet.
• Transkription fertig - der Workflow startet nach einer fertigen Aufnahme oder einem freigegebenen Protokoll; Sie wählen eigene oder Team-Aufnahmen und die passenden Besprechungsarten.

Für Belege von außerhalb eignet sich das Formular. Sobald der Workflow aktiv ist, erhalten Sie einen öffentlichen Link: wer ihn hat, kann das Formular ohne Anmeldung und ohne Benutzerkonto absenden, mit Datei-Upload bis 50 MB. Ihre Außendienstlerin fotografiert einen Beleg, ein Lieferant reicht einen Lieferschein ein - ohne Zugang zu Ihrer Plattform.

Was es nicht gibt, sagen wir gleich dazu: keinen Start per Webhook und keinen durch eine eingehende E-Mail. Das trifft den häufigsten Fall: Rechnungen kommen per E-Mail. Der praktikable Weg heute: den Formular-Link dorthin geben, wo der Beleg entsteht - an den Lieferanten in die Bestellbestätigung, an den Außendienst aufs Handy. Dann lädt niemand mehr etwas nachträglich hoch, die Unterlage kommt gleich richtig herein. Für Rechnungen, die trotzdem im Postfach landen, bleibt der Umweg über denselben Link.

Rechnungen und Belege erfassen

Fertige Vorlagen liegen unter Workflows → Vorlagen bereit. Jede Detailseite zeigt den tatsächlichen Ablauf und die Voraussetzungen, etwa die benötigte Wissensdatenbank oder Dokumentvorlage. Wählen Sie nach Ihrer Aufgabe; der Katalog lässt sich nach Bereich filtern und durchsuchen.

1. Öffnen Sie Workflows in der Seitenleiste und dann Vorlagen.
2. Wählen Sie E-Rechnungen & Rechnungseingang und lesen Sie auf der Detailseite „So läuft es ab".
3. Klicken Sie Vorlage verwenden. Dafür brauchen Sie das Recht Workflows bearbeiten; ohne es ist der Knopf nicht verfügbar.
4. Wählen Sie für die Prüfung In der App prüfen oder Freigabe-Link per E-Mail an ein Mitglied Ihrer Organisation.
5. Klicken Sie Workflow anlegen. Danach startet eine Vorschau mit Beispieldaten; sie verschickt keine E-Mails und hält an keinem Prüfschritt, KI-Schritte laufen aber tatsächlich.
6. Prüfen Sie in den E-Mail-Schritten den Empfänger. Auslösendes Mitglied bedeutet beim Start über den Formular-Link die Person, die den Workflow angelegt hat; wählen Sie bei Bedarf ein anderes Organisationsmitglied.
7. Klicken Sie Aktivieren.
8. Kopieren Sie den Formular-Link mit Link kopieren.

Der Workflow selbst ist kurz: Das Formular nimmt die Rechnung entgegen, ein Baustein liest Lieferant, Nummer, Beträge, Datum und IBAN aus, eine Bedingung trennt nach Betragshöhe (Vorlage: 5.000 Euro, änderbar). Kleine Beträge laufen direkt weiter, größere erst in den Prüfschritt. Am Ende steht eine aufbereitete E-Mail mit der Originalrechnung als Anhang an den Workflow-Ersteller oder ein anderes ausgewähltes Organisationsmitglied.

Die ausgelieferte Vorlage entscheidet ausschließlich anhand des ausgelesenen Bruttobetrags: Über 5.000 Euro wartet sie auf Freigabe, bis einschließlich 5.000 Euro läuft sie automatisch weiter. Eine Freigabe wegen Unsicherheit oder fehlender Rechnungsangaben löst die Vorlage derzeit nicht aus. Die Vorschau überspringt Prüfungen und belegt deshalb nicht, dass ein echter Lauf auf Freigabe wartet. Wenn jede Rechnung vor der Weitergabe geprüft werden muss, ist diese Vorlage in ihrer aktuellen Form deshalb nicht der richtige unbeaufsichtigte Ablauf.

Belege für den Steuerberater macht das Monatsende: fotografieren, auslesen, Buchungskonto zuordnen, Excel-Übersicht erzeugen. E-Mails aus Workflows dürfen nur an Mitglieder Ihrer Organisation gehen; ein externer Steuerberater kann nicht direkt als Empfänger eingetragen werden.

Kundenanfragen geprüft beantworten

Für Kundenanfrage → geprüfter Antwortentwurf wählen Sie beim Einrichten die Wissensdatenbank mit Ihren freigegebenen Antworten und die Zuständigkeit für die menschliche Prüfung. Eine Antwort an einen Kunden ist heikler als eine Rechnungszeile, sie muss stimmen. Die Vorlage Kundenanfrage → geprüfter Antwortentwurf löst das mit dem Vier-Augen-Prinzip:

1. Die Anfrage geht über das Formular ein.
2. Ein Baustein durchsucht Ihre Wissensdatenbank nach den passenden Stellen.
3. Ein Agent entwirft daraus eine Antwort, mit der Anweisung, nichts zu erfinden.
4. Ein zweiter Agent prüft diesen Entwurf gegen dieselbe Wissensdatenbank: Ist jede Aussage gedeckt, ist die Frage vollständig beantwortet, stimmt der Ton? Er nennt konkrete Schwachstellen und gibt eine Empfehlung ab.
5. Eine Person liest Entwurf und Vorprüfung nebeneinander und gibt frei.

Prüfer und Verfasser sind bewusst zwei verschiedene Agenten. Auch eine zweite KI-Prüfung garantiert keine richtige Antwort; die fachliche Entscheidung bleibt beim Menschen. Welche Wissensdatenbank die Vorlage nutzt, fragt der Einrichtungs-Dialog beim Anlegen ab.

Soll aus der Anfrage ein Angebot entstehen, wählen Sie Angebot aus Kundenanfrage erstellen. Dafür brauchen Sie eine Wissensdatenbank mit Preisen und eine eigene DOCX-Vorlage mit den passenden Platzhaltern. Die Vorlage weist den Agenten an, Preise daraus zu verwenden und fehlende Preise zu kennzeichnen; prüfen Sie Beträge und Angebotsgültigkeit selbst. Nach der Freigabe geht die DOCX-Datei an ein Mitglied Ihrer Organisation, das sie an den Kunden weiterleitet.

Was Sie hier sehen, ist kein Schaubild aus einer Broschüre, sondern der Workflow selbst. Die Bausteine sind nach KI, Logik, Aktionen sowie Ausgabe und Prüfung gruppiert; die vollständige Liste und Einschränkungen stehen in der Referenz. Sie setzen sie auf die Leinwand und sehen jederzeit, was Ihr Betrieb automatisiert. Zu viel Bastelei? Im Anlegen-Dialog der Workflows-Übersicht beschreiben Sie unter Oder beschreiben Sie Ihren eigenen Prozess Ihren Vorgang in einem Satz, und die KI setzt einen Entwurf auf die Leinwand. Das ist ein Ausgangspunkt, kein fertiger Prozess: Rechnen Sie damit, Bausteine zu ergänzen, Felder zu füllen und den Lauf einmal selbst durchzugehen.

Wiederkehrende Berichte erstellen

Der dritte Fall braucht kein Formular, sondern einen Kalender und eine Wissensdatenbank mit den auszuwertenden Unterlagen. Wählen Sie diese beim Anlegen der Berichtsvorlage aus. Ein Workflow mit dem Auslöser Zeitplan startet von selbst, etwa Projekt-Zeitreport jeden Freitagmorgen oder Qualitätsbericht erstellen jeden Montag.

1. Der Zeitplan startet den Workflow.
2. Ein Baustein durchsucht die gewählte Wissensdatenbank nach den für den Bericht vorgesehenen Unterlagen.
3. Ein Agent wertet sie aus und schreibt den Bericht.
4. Ein Ausgabe-Baustein erzeugt daraus eine Datei.
5. Eine E-Mail geht an die zuständige Person, den Bericht im Anhang.

Laden Sie die Ergebnisdatei in der Lauf-Detailansicht unter Erzeugte Dateien mit Herunterladen herunter. Ausgabedateien gibt es als PDF, Word, Excel, CSV, JSON oder Text, standardmäßig 90 Tage aufbewahrt. Ergebnisse können auch zurück in eine Wissensdatenbank geschrieben werden, dann findet der Chat sie beim nächsten Mal.

Der Prüfschritt: ein Mensch gibt frei

Dies ist der Baustein, wegen dem Automatisierung im Mittelstand überhaupt akzeptiert wird. Der Workflow hält an, bis eine Person entschieden hat. Sie sieht den Inhalt fertig formatiert vor sich, dazu den Prüfhinweis, den Sie hinterlegt haben, und hat drei Möglichkeiten:

• Freigeben - der Workflow läuft weiter.
• Mit Änderung freigeben - steht genau ein Text zur Prüfung an, wechselt die prüfende Person auf den Reiter Bearbeiten, korrigiert ihn, und der Workflow arbeitet mit der korrigierten Fassung weiter.
• Zur Überarbeitung - der Workflow stoppt.

Der mittlere Punkt ist nur dann sinnvoll, wenn die nachfolgenden Bausteine den korrigierten Inhalt aus dem Prüfschritt verwenden. Die Rechnungsvorlage verwendet in ihrer aktuellen Fassung nach der Prüfung weiterhin die ursprünglich ausgelesenen Felder. Korrigieren Sie Rechnungsdaten deshalb nicht nur im Prüfdialog, sondern stoppen Sie den Lauf mit Zur Überarbeitung, wenn die ausgelesenen Werte falsch sind.

Eine Einstellung müssen Sie dabei selbst treffen. Ohne E-Mail-Freigabe geht keine Prüfaufforderung heraus; die offene Prüfung wartet in der App. Wählen Sie bei einer Vorlagenkopie für jede Prüfung In der App prüfen oder Freigabe-Link per E-Mail. Bei selbst aufgebauten Workflows schalten Sie für eine Nachricht in den Einstellungen des Prüfschritts E-Mail-Freigabe ein und tragen unter Prüfer E-Mail ein Mitglied Ihrer Organisation ein. Sie erhält dann eine E-Mail mit einem einmalig verwendbaren Link und kann ohne Anmeldung freigeben oder ablehnen. Bei einer Prüfung in der App entscheiden Sie direkt auf der Ausführen-Seite oder in der Lauf-Detailansicht; dafür brauchen Sie Workflows ausführen. Ohne Entscheidung wartet der Lauf bis zum Ende der Frist - standardmäßig 72 Stunden - und scheitert dann. Das ist die häufigste Ursache für einen Workflow, der scheinbar grundlos hängen bleibt.

Wo der Workflow endet und ein Mensch weitermacht

Eine Grenze ziehen wir bewusst: E-Mails aus einem Workflow gehen ausschließlich an Mitglieder Ihrer Organisation. Eine fremde Adresse wird nicht stillschweigend ignoriert, sondern bricht den Schritt mit einer klaren Meldung ab. Dasselbe gilt für die Person, die einen Prüfschritt freigeben darf.

Das heißt: „Das Angebot geht automatisch an den Kunden" können Sie mit Datenmassiv AI nicht bauen. Der geprüfte Antwortentwurf, die ausgelesene Rechnung, der fertige Bericht landen im Postfach der zuständigen Kollegin; der letzte Schritt nach draußen bleibt ein Mensch. Was Ihr Haus verlässt, hat ein Mensch gesehen.

Wenn etwas schiefgeht

Solange ein Workflow im Zustand Entwurf ist, heißt der Startknopf Probelauf. Ein Probelauf ist trotzdem ein echter Lauf mit Ihren Eingaben: Er versendet E-Mails und verbraucht KI-Kontingent; nur die automatische Vorschau nach dem Anlegen arbeitet mit Beispieldaten. Ist ein Lauf fehlgeschlagen, übernimmt Ab Fehler fortsetzen in der Lauf-Detailansicht die abgeschlossenen Ergebnisse. Kann eine Freigabe nicht sicher übernommen werden, sind Prüfung und Folgeschritte erneut erforderlich; der fehlgeschlagene Schritt kann erneut E-Mails senden oder KI-Kontingent verbrauchen. Mit Lauf stoppen beenden Sie auch einen Lauf, der auf Prüfung wartet; bereits begonnene Aktionen können noch abschließen und werden nicht rückgängig gemacht. Während der Ausführung sehen Sie jeden Schritt einzeln, und jeder Lauf bleibt im Ausführungsverlauf nachvollziehbar.

Scheitert ein Lauf, den niemand per Klick angestoßen hat (Zeitplan oder Formular), geht automatisch eine E-Mail an die Person, die den Workflow angelegt hat. Scheitert ein Zeitplan- oder Transkription fertig-Workflow dreimal hintereinander, pausiert die Plattform ihn zusätzlich von selbst. Für Formular-Workflows gilt das bewusst nicht: Drei unbrauchbare Einsendungen sind kein kaputter Workflow.

Braucht ein Workflow einen Schlüssel für einen externen Dienst, hinterlegen Sie ihn unter Zugangsdaten. Der Schlüssel wird geschützt gespeichert, erscheint nicht in den Protokollen und wird nach dem Anlegen auch Ihnen nicht erneut im Klartext angezeigt.

Weiterlesen

• Workflows - Bausteine, Berechtigungen und Einstellungen im Detail.
• Agents - die Agenten in den Bausteinen.
• Wissensdatenbanken - das Firmenwissen dahinter.

Bisher blieb alles im Haus. Im nächsten Kapitel geht dasselbe Wissen nach draußen: Die Website antwortet auch nachts.