Aus der Besprechung wird das Protokoll

Warum ausgerechnet dieser Fall

Niemand schreibt gern Protokoll. Die Gemeinderatssitzung, die Bauleitungsbesprechung, das Mandantengespräch, die wöchentliche Teamrunde - überall wird geredet, und hinterher sitzt jemand abends da und tippt mit. Hier greifen erstmals drei Werkzeuge ineinander: Die Transkription macht Text, ein Agent macht daraus einen Entwurf, ein Workflow erledigt beides ohne Nachfrage.

Zwei Dinge müssen stimmen, und sie liegen an verschiedenen Stellen. Transkription, Agents und Workflows sind in einer neuen Organisation ab Werk ausgeschaltet; freigeschaltet werden sie von Datenmassiv AI, nicht in Ihrem Haus - eine kurze Absprache, kein Antrag. Ist das erledigt, entscheidet Ihre Rolle, ob der Menüpunkt bei Ihnen erscheint, und die vergibt Ihr eigener Administrator: Workflows sieht nur, wessen Rolle das Recht Workflows ansehen trägt, und die Standardrolle „Benutzer" trägt es nicht. Klären Sie beides, bevor Sie die Schritte unten nachvollziehen.

Die Einwilligung steht am Anfang, nicht im Kleingedruckten

Die erste Frage im deutschen Mittelstand lautet nie „wie genau erkennt das die Sprache", sondern „dürfen wir das überhaupt". Deshalb kommt der rechtliche Hinweis vor Ihrer allerersten Aufnahme.

Datenmassiv AI weist Sie einmalig darauf hin, dass das Aufzeichnen von Gesprächen ohne Einwilligung aller Beteiligten in Deutschland nicht erlaubt ist (§ 201 StGB), und dass bei Aufnahmen von Mitarbeitenden die Mitbestimmung des Betriebsrats zu beachten sein kann (§ 87 BetrVG). Sie bestätigen mit einem Häkchen, dass alle Teilnehmer informiert wurden und zugestimmt haben. Diese Bestätigung wird gespeichert und lässt sich über Einstellungen im Seitenkopf jederzeit widerrufen - dann fragt Datenmassiv AI vor der nächsten Aufnahme erneut.

Schritt 1: Die Besprechung aufnehmen

1. Öffnen Sie Transkription in der Seitenleiste und klicken Sie Neue Aufnahme.
2. Wählen Sie die Art der Besprechung, etwa Sitzungsprotokoll, Baubesprechung oder Gemeinderat, und tragen Sie bei Bedarf Teilnehmer und Tagesordnung ein.
3. Wählen Sie Datei für eine vorhandene Aufzeichnung (bis 500 MB), Aufnahme für das Mikrofon oder Live für Text, der schon während des Gesprächs mitläuft.
4. Stellen Sie die Gesprächssprache ein.
5. Nehmen Sie auf und beenden Sie mit Stopp.

Die Art entscheidet, in welcher Form das Ergebnis entsteht; Sie müssen danach nichts neu erstellen lassen. Eine Tagesordnung wird zur Gliederung des Protokolls, Teilnehmernamen helfen der KI, Sprecher zuzuordnen, wo das Gespräch sie erkennen lässt.

Zur Auswahl stehen neun Sprachen: Deutsch, Englisch (US und GB), Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch und Polnisch. Wissen Sie die Sprache nicht sicher oder wird im Gespräch gewechselt, wählen Sie Automatisch erkennen. Bei Live läuft die Erkennung durchgehend mit und folgt einem Sprachwechsel mitten im Gespräch; bei Datei und Aufnahme bestimmt Datenmassiv AI die Sprache aus dem Material.

Zwei praktische Grenzen sollten Sie kennen. Eine Aufnahme darf so lang sein, wie Ihre Organisation es eingestellt hat (Standard 120 Minuten, technisch höchstens vier Stunden); die Seite nennt Ihnen die Zahl, und der Rekorder stoppt von selbst, damit Ihnen nichts verloren geht. Eine Live-Sitzung dauert höchstens zwei Stunden; längere Sitzungen nehmen Sie in zwei Teilen auf. Die zweite Grenze ist die angenehme: Die Aufnahme im Browser speichert alle 15 Sekunden automatisch zwischen - stürzt der Rechner mittendrin ab, ist das Gesagte trotzdem da.

Über die Qualität entscheidet die Aufnahme, nicht die Erkennung. Nebengeräusche, mehrere Leute, die gleichzeitig reden, und starker Dialekt drücken die Trefferquote spürbar - die Halle mit laufenden Maschinen ist ein anderer Fall als vier Personen um ein Tischmikrofon. Belastbare Zahlen für Ihre Umgebung können wir nicht nennen: Nehmen Sie zuerst zehn Minuten dort auf, wo Sie es später wirklich tun wollen, und sehen Sie sich das Ergebnis an.

Ein Hinweis, der Ihnen einen ratlosen Moment erspart: Unter drei Sprechabschnitten passiert nichts weiter. Eine 20-Sekunden-Probeaufnahme bekommt keine Zusammenfassung, landet nicht in der Ablage und startet keinen Workflow.

Schritt 2: Was ohne Ihr Zutun geschieht

Sobald die Verarbeitung fertig ist, laufen mehrere Dinge von selbst an.

• Datenmassiv AI vergibt einen inhaltsbezogenen Titel, damit Sie die Aufnahme in der Liste wiederfinden. Ändern Sie ihn selbst, bleibt Ihre Fassung stehen.
• Es entsteht eine Zusammenfassung in der gewählten Art: wer dabei war, worum es ging, was vereinbart wurde. Sie ist sichtbar mit „KI-erstellt" gekennzeichnet - in der App und in jedem Export, wie es Artikel 50 der EU-KI-Verordnung verlangt.
• Die Aufnahme wandert in Ihre persönliche Ablage „Meine Aufnahmen" und ist dort durchsuchbar.
• Stellen Sie die Sichtbarkeit auf Team, kommt sie zusätzlich in die gemeinsame Ablage „Team-Aufnahmen", die jedes Mitglied Ihrer Organisation befragen kann.
• Gehört das Gespräch zu einem Projekt, legen Sie es über Transkript weiterverarbeiten → In Wissensdatenbank ablegen gezielt in dessen Wissensdatenbank; erneutes Ablegen aktualisiert das Dokument.

Der letzte Punkt hat eine Eigenschaft, die im Alltag zählt: Nehmen Sie die Freigabe zurück, verschwindet die Aufnahme wieder aus der Team-Ablage. Das erledigt die Datenbank selbst, nicht ein Aufräumlauf, auf den Sie warten müssten.

Schritt 3: Korrigieren und die passende Form wählen

Der Entwurf entsteht ohne Sie, die Endfassung nicht. Rechnen Sie erfahrungsgemäß bei einer Stunde Besprechung mit etwa zehn Minuten Nacharbeit - bei schwieriger Aufnahmequalität mit mehr.

1. Klicken Sie ein Segment an, um den Text direkt zu bearbeiten.
2. Benennen Sie Sprecher über ihren Namen um, weisen Sie einzelne Abschnitte neu zu oder führen zwei Sprecher zusammen, wenn die Erkennung eine Person geteilt hat.
3. Korrigieren Sie einen wiederkehrenden Fehler - einen falsch verstandenen Nachnamen etwa - mit Suchen & Ersetzen in einem Zug.
4. Achten Sie auf die dezent hervorgehobenen Stellen: Dort war sich die Erkennung unsicher, dort lohnt das Korrekturlesen am meisten.

Brauchen Sie eine andere Form als die vor der Aufnahme gewählte, schalten Sie über die Vorlage um. Neun stehen bereit: Zusammenfassung, Sitzungsprotokoll, Aktennotiz, Beratungsnotiz, Auftrag / Angebot, Kundentermin, Baubesprechung, Gemeinderat und Mitarbeitergespräch. Dieselbe Aufnahme wird so zum formellen Gremienprotokoll oder zur knappen Notiz für die Akte; Teilnehmer und Tagesordnung bleiben dabei erhalten.

Schritt 4: Nachfragen statt nachlesen

Über Mit KI fragen → Hier fragen stellen Sie Fragen direkt neben dem Transkript; jede Antwort springt auf Wunsch an die Stelle im Gespräch. Mit Im KI-Chat weiterarbeiten öffnet sich der KI-Chat mit dieser Aufnahme als Verweis, und Sie können weitere Unterlagen dazunehmen. Ob Sie die Aufnahme sehen dürfen, prüft der Server bei jeder Frage erneut, nicht bloß die Oberfläche.

Schritt 5: Wenn es jedes Mal gleich läuft

Ab hier hört das Klicken auf.

1. Öffnen Sie Transkript weiterverarbeiten.
2. Wählen Sie Aufgabe automatisch erledigen.
3. Wählen Sie einen für Transkripte eingerichteten Workflow aus der Liste.
4. Klicken Sie Workflow starten.

Soll das künftig nach jeder Aufnahme von selbst geschehen, wählen Sie im Workflow am ersten Schritt den Auslöser Transkription fertig und aktivieren ihn. Unter Welche Aufnahmen legen Sie fest, ob er für alle Team-Aufnahmen der Organisation gilt oder nur für Ihre eigenen; private Aufnahmen Ihrer Kollegen starten ihn nie. Unter Welche Besprechungsarten beschränken Sie ihn etwa auf Gemeinderatssitzungen, damit ein Baustellen-Workflow keine Mitarbeitergespräche bekommt.

Für den Versand erst nach Ihrer Prüfung verwenden Sie einen eigenen Ablauf:

1. Richten Sie die Vorlage Protokoll an Teilnehmer senden ein.
2. Klicken Sie im angelegten Workflow Aktivieren.
3. Öffnen Sie auf der Seite Ihrer Aufnahme Freigeben.
4. Wählen Sie im Dialog Protokoll freigeben unter Empfänger die gewünschten Mitglieder Ihrer Organisation.
5. Bestätigen Sie mit Freigeben.

Freigeben kann die Person, der die Aufnahme gehört. Die Versandvorlage startet bei Protokoll freigegeben und verwendet die auf der Seite der Aufnahme freigegebene Zusammenfassung. Prüfen Sie diese Fassung vor der Freigabe; sie wird als DOCX an die ausgewählten Mitglieder verschickt.

Für einen neuen Entwurf aus dem Transkript verwenden Sie Sitzung → Protokoll-Entwurf. Ein Agent schreibt den Entwurf, danach wartet ein Schritt Prüfung auf eine menschliche Entscheidung. Erst nach dieser Prüfung entsteht die Word-Datei zum Herunterladen im Lauf.

Zwei Dinge müssen Sie dabei wissen, sonst wundern Sie sich.

Eine Prüfaufforderung per E-Mail müssen Sie einrichten. Ohne E-Mail-Freigabe wartet die offene Workflow-Prüfung in der App, bis jemand die Lauf-Ansicht öffnet. Schalten Sie deshalb im Prüfschritt E-Mail-Freigabe ein und tragen Sie unter Prüfer E-Mail ein, wer benachrichtigt werden soll.

Eine Verteil-E-Mail am Ende erreicht nur Mitglieder Ihrer Organisation. Externe Adressen sind ausgeschlossen - nicht als Voreinstellung, sondern fest. Saßen Externe mit am Tisch, versenden Sie das freigegebene Protokoll von Hand aus Ihrem E-Mail-Programm.

Was bleibt und was verschwindet

Das Transkript bleibt, bis Sie es löschen. Die Audiodatei dagegen wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht; brauchen Sie die Tonaufnahme länger, laden Sie sie vorher herunter. Exportieren können Sie jederzeit als Word, PDF, TXT, SRT, VTT oder JSON.

Weiterlesen

• Transkription - alle Schaltflächen, Formate und Berechtigungen im Detail.
• Workflows - Bausteine, Auslöser und Freigaben.
• Agents - was die einzelnen Agenten leisten.

Im nächsten Kapitel verlässt der Workflow den Besprechungsraum. Papierkram, der sich selbst sortiert zeigt, wie wiederkehrende Vorgänge ganz ohne Startklick durchlaufen - mit Ihnen als Tor an genau der Stelle, an der ein Mensch entscheiden soll.